Khi bạn là nhân viên bạn cần lắm một người sếp biết kỹ năng huấn luyện (coaching) cho bạn để giúp bạn hoàn thiện công việc tốt hơn. Bản thân bạn cũng cần phải học tập các hình mẫu những nhà lãnh đạo xuất sắc. Điều tuyệt vời hơn là trong hành trình từ nhân viên lên làm lãnh đạo cấp cao mà có người cố vấn cho bạn, chia sẻ kinh nghiệm đã trải qua, định hướng cho bạn hành trình phát triển thì đó quả là may mắn trong cuộc đời bạn.
Bạn có từng trải qua cảm giác khi là nhân viên thì bị sếp la mắng, hay dùng một số từ ngữ làm bạn cảm thấy tổn thương. Trong đầu bạn nghĩ sếp gì mà thô lỗ hoặc sếp gì mà toàn áp đặt nhân viên, không cho bạn cơ hội để nói và giải thích. Bạn rơi vào tình trạng đó khi sếp của bạn là người sếp quản lý theo phong cách quân phiệt hoặc áp đặt.
Liệu khi được làm sếp dù ở vai trò lãnh đạo cấp trung hay cấp cao thì bạn có nên áp dụng cách quản lý đó không?
Nếu câu trả lời là không thì vậy đâu là cách quản lý nhân viên cho phù hợp.
Nghiêm khắc quá thì nhân viên bỏ công ty bỏ đội nhóm mà đi, hiền lành quá thì nhân viên nhờn không nghe lời sếp, công việc không đạt kết quả như mong muốn.
Vậy là làm lãnh đạo bạn sẽ rơi vào tình thế “trên đe dưới búa”. Đâu là cách giải quyết ổn thỏa nhất cho bạn.
Kỹ năng quan trọng nhất cho mọi cấp lãnh đạo cần có để hóa giải mọi vấn đề ở trên và đạt hiệu quả công việc một cách tối ưu chính là KỸ NĂNG HUẤN LUYỆN (COACHING).
Sở hữu được kỹ năng coaching sẽ giúp bạn cùng đội nhóm gắn kết và làm việc hiệu quả. Cả hai bên đều cảm thấy được lắng nghe, chia sẻ và thấu hiểu. Khi coaching tốt rồi thì bạn sẽ đạt đến trạng thái tự giải phóng bạn khỏi công việc vì nhân viên và đội nhóm của bạn đã thực thi như bạn đang làm rồi.
Việc thành thạo kỹ năng coaching cũng giống như người nông dân mất thời gian đầu để cày xới đất, tạo luống , tưới nước và gieo hạt. Sau đó người nông dân chỉ ngồi hưởng thành quả của những vụ mùa bội thu.
Dưới đây là quy trình coaching nhân viên gồm ba bước: Chuẩn bị – Tìm hiểu- Giải quyết và Cam kết
1) Chuẩn bị
Chuẩn bị thông tin: Trước khi bạn dự định coaching cho một nhân viên hay nhóm nhân viên bạn cần chuẩn bị kỹ thông tin. Việc chuẩn bị thông tin là vô cùng quan trọng để đảm bảo buổi coaching của bạn đạt cấp độ “tâm phục khẩu phục”.
Xây dựng bối cảnh: Khi được huấn luyện và đào tạo về kỹ năng coaching thì các thầy nước ngoài hay dạy và cho xem video thì đều thấy bối cảnh là ở văn phòng, có thể là phòng họp hoặc phòng làm việc của sếp. Nhưng thực tế tôi học được từ anh tổng giám đốc công ty tôi là anh tạo môi trường để coaching khá thoải mái và tự nhiên cho nhân viên của anh. Bối cảnh đó có thể là một buổi uống café sáng, buổi ăn trưa cùng họ hoặc có thể trên xe khi đi công tác cùng nhau.
Lợi ích của việc này giúp nhân viên của bạn có tâm trạng vô cùng thoải mái và dễ chia sẻ hơn hay gần như không có trạng thái phòng thủ co cụm. Còn bạn cứ thử nghĩ lại cảm giác của bạn khi được sếp gọi vào phòng sếp hoặc phòng họp để nói chuyện đi. Chắc chắn trong đầu bạn sẽ suy nghĩ lại có chuyện gì đây, hay là khiển trách mắng mỏ mình gì đây. Ngay lúc đó não bộ của bạn sẽ vận hành cơ chế hàng rào phòng thủ, hoặc bản năng biện minh, chống chế sẽ phát huy tối đa.
Tính cách của người được coach: Đây là phần khá nhạy cảm và đòi hỏi bạn là nhà lãnh đạo tinh tế. Bạn phải hiểu và trang bị cho mình kiến thức hoặc tìm tòi các tài liệu chuyên sâu về phân tích tính cách của nhân viên và cách hành xử phù hợp với từng nhóm tính cách. Lời khuyên chân thành của tôi dành cho bạn là sau khi tuyển dụng bạn nên cho nhân viên làm bài test để xác định nhóm tính cách của họ. Có hai trang web tôi thấy khá phù hợp cho việc xác định tính cách nhân viên là trang web https://www.16personalities.com/ hoặc trang web https://mbti.vn/. Bản thân tôi rất thích bài test trên MBTI.
Khi bạn đã thấu hiểu nhóm tính cách của nhân viên thì bạn sẽ chuẩn bị cho mình tâm thế nói chuyện cho phù hợp với từng nhân viên. Việc này đảm bảo buổi coaching của bạn thỏa mãn tiêu chí lắng nghe, thấu hiểu và xuyên suốt.
Nêu chủ đề trao đổi: Bạn cần là người chủ động nêu ra vấn đề bạn muốn thảo luận. Đoạn mở đầu này vô cùng quan trọng và phải thỏa mãn những điều kiện cho phần mở đầu của bạn
– Phải cụ thể: Đưa ra phát biểu rõ ràng của bạn về vấn đề mà bạn đã biết đến
– Phạm vi vấn đề và khoảng cách: Bạn chỉ nên đề cập đến một vấn đề để thảo luận và nêu ra đâu là sự chênh lệch hoặc khoảng cách so với chuẩn mực
– Định hướng cho tương lai: Mong muốn của bạn về sự thay đổi hoặc sửa chữa để không lặp lại vấn đề nữa.
Ví dụ: Hôm nay anh có thể trao đổi với em về sự việc khách hàng A khiếu nại hàng bị giao chậm hơn 3 ngày so với quy định và hướng giải quyết cho thời gian tới để không lặp lại sự việc này.
2) Tìm hiểu
Quan điểm của nhân viên: Trong bước này bạn hãy tránh việc chủ động đưa ra những quan điểm đánh giá hay nhận xét của bạn cho sự việc ngay từ bước này. Bạn cần lắng nghe kỹ quan điểm của nhân viên
Tổng hợp thông tin: Bằng các kỹ năng đặt câu hỏi mở, bạn sẽ khơi gợi nhân viên của bạn chia sẻ vấn đề và những vướng mắc, những bằng chứng hay phản hồi mà tự nhân viên đó đúc kết đươc. Đó là những quan điểm và góc nhìn cá nhân của người nhân viên đó
Xác nhận: Bạn cần nhắc lại những quan điểm hay kết luận của nhân viên theo cách hiểu của bạn. Tôi gọi bước này là “dịch từ tiếng Việt sang tiếng Việt”. Việc này đảm bảo giữa bạn và nhân viên không có sự hiểu lệch lạc về thông tin. Đồng thời bạn cần làm rõ và giải nghĩa thấu đáo những từ ngữ mà nhân viên đó dùng tránh hiện tượng “ đồng âm mà khác nghĩa” hay “em tưởng khác với anh tưởng”. Chúng ta thường nói rằng cần nói chung một ngôn ngữ là vậy.
3) Giải quyết và cam kết
Kế hoạch: Bạn cùng nhân viên đưa ra kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề phát sinh. Bạn nên gợi ý để nhân viên là người chủ động đưa ra các ý kiến về kế hoạch hành động. Việc của bạn chỉ là bổ sung nếu còn thiếu hoặc đảm bảo các kế hoạch của nhân viên phải thỏa mãn tiêu chí SMART
Cam kết hành động: Đây là bước quan trọng cuối cùng của hành trình coaching. Bạn sẽ là người yêu cầu nhân viên tóm tắt lại toàn bộ sự việc và diễn đạt về sự hiểu va ngộ của họ trong vấn đề nảy sinh. Những cam kết của họ và bạn trong những hành động để giải quyết. Những lời hứa của bạn trong việc hỗ trợ nhân viên hành động. Chẳng hạn bạn cần can thiệp với bộ phận phòng ban khác hoặc cần nói chuyện với bên thứ ba để câu chuyện giải quyết theo hướng đồng thuận đa chiều. Hoặc có thể tổ chức một cuộc hội đàm đa chiều nếu vấn đề đã được thống nhất.
Mục đích chính của bước này nhằm khẳng định sự cam kết hành động của cả bạn và nhân viên. Trong bước này bạn cần hoặc nên có sự ghi chép hoặc yêu cầu nhân viên gửi email hoặc tin nhắn nhằm đảm bảo tính cam kết và có “nhân chứng vật chứng” trong những lần đánh giá và xem xét tiến trình giải quyết vấn đề cho những buổi “hỏi thăm” tiếp theo. Nếu không họ sẽ cãi bay những gì họ đã nói, đã cam kết.
Mọi vấn đề sẽ không thể giải quyết triệt để nếu bạn không phải là người chịu khó “kiểm tra” và “chất vấn” nhân viên khi họ triển khai khắc phục hậu quả. Nếu bạn để nó trong im lặng và tự tin nhân viên sẽ tự giác thực hiện thì có thể bạn sẽ phải coaching lại một lần khác cho một tình huống khác nhưng bản chất vấn đề thì vẫn giống nhau.
Bạn cần thực hành thuần thục từng bước trên để giúp bạn dần dần tự do trong công việc và biến mọi thứ thành bán tự động.
Điều tuyệt vời hơn là bạn có thể áp dụng quy trình này vào trong việc dạy con bạn nữa.
Mọi chi tiết thực hành từng bước sẽ được chia sẻ trong khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo”.
Có thể bạn quan tâm